KI & Automatisierung für den Mittelstand

Automatisierung,
die wirklich arbeitet.

Schlanke, pragmatische KI- und Automatisierungslösungen mit den Tools, die zu Ihnen passen. Kein unnötiges Workshop-Theater, keine überkomplexen Strukturen — nur Prozesse, die ab Tag eins laufen.

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› Human in the Loop › Produktunabhängig › Datensouveränität

01 — Was wir tun

Von der Analyse bis zum laufenden Prozess.

Vier Leistungen, ein Prinzip: Wir bauen auf Ihren bestehenden Strukturen auf — nicht daneben.

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Analyse & Konzeption

Wir analysieren Ihre bestehenden Strukturen, beraten zum Prozess und planen konkret, wo KI und Automatisierung sich wirklich lohnen — inklusive Umsetzungsfahrplan.

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Vernetzung & Automatisierung Ihrer Systeme

Mit n8n bauen wir Automatisierungen, die Tools vernetzen, die bisher nicht miteinander reden — Daten fließen, statt kopiert zu werden.

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KI an den richtigen Knotenpunkten

KI kommt gezielt an den Knotenpunkten Ihrer Prozesse zum Einsatz, wo sie messbar hilft — Teilprozess für Teilprozess statt Big Bang.

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Schulung & Qualifikation

Wir befähigen Ihr Team, mit KI und Automatisierung sicher zu arbeiten und Lösungen selbst weiterzuentwickeln — kein Blackbox-Betrieb.

Denkbar überall, wo Routine ist

HR & Onboarding Vertrieb & CRM Qualitätsmanagement Buchhaltung & Rechnungen Posteingang & Service Beschwerdemanagement

Aus der Praxis

KI-gestützte Prüfung verbindlicher Unterlagen

Satzungen, Verträge, Anträge: Wo Dokumente gegen Richtlinien und Vorgaben geprüft werden müssen, gleicht ein KI-Assistent die Entwürfe automatisch mit dem Regelwerk ab und erstellt nachvollziehbare Prüfberichte samt Rückmeldung — die finale Entscheidung bleibt beim Fachpersonal.

Eingang→ KI-Abgleich mit Regelwerk→ Prüfbericht→ Mensch entscheidet

Smarte Posteingangsüberwachung mit PM-Anbindung

Eingehende E-Mails werden verstanden, priorisiert und automatisch als Aufgaben ins Projektmanagement-Tool übergeben — inklusive Zuordnung zum richtigen Team. Nichts geht unter, niemand sortiert mehr von Hand.

Posteingang→ KI-Kategorisierung→ Aufgabe im PM-Tool→ Team übernimmt

Rechnungsverarbeitung ohne Abtippen

Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, geprüft und zur Freigabe vorbereitet — Belege fließen direkt in die Buchhaltung, statt manuell erfasst zu werden.

Beleg→ KI-Extraktion→ Vorkontierung→ Freigabe durch Mensch

02 — Warum jetzt

Was Routine wirklich kostet.

Keine Marketing-Zahlen — Ergebnisse aus unabhängigen Studien zu manueller Arbeit und Automatisierung.

16 h

pro Woche für Verwaltung

So viel Zeit verbringen Büroangestellte in Deutschland im Schnitt mit Routineaufgaben wie Dokumentenablage, Freigaben und Posteingang — rund zwei volle Arbeitstage.

Quelle: Ricoh Europe, 2026

−80%

weniger Fehler

Automatisierte Datenerfassung reduziert Fehler im Schnitt um 80 Prozent — und verkürzt die Bearbeitungszeit gleichzeitig um 75 bis 90 Prozent.

Quelle: McKinsey Global Institute

100×

genauer als Abtippen

Manuelle Dateneingabe liegt bei 1–4 % Fehlerquote. Automatisierte Systeme erreichen über 99,9 % Genauigkeit — bei 10.000 Einträgen sind das 1–4 Fehler statt 100–400.

Quelle: Branchen-Benchmarks Datenerfassung

45%

der Arbeit ist automatisierbar

Fast die Hälfte der Arbeitszeit entfällt auf Tätigkeiten, die sich mit heutiger Technik automatisieren lassen. Am meisten profitieren häufige, regelbasierte, datenintensive Prozesse.

Quelle: McKinsey

Wichtig ist uns Ehrlichkeit: Solche Effekte gelten nicht für jeden Prozess. Die volle Ersparnis wird typischerweise erst nach wenigen Monaten wirksam — und genau deshalb prüfen wir vorab, ob sich Automatisierung für Ihren Fall überhaupt lohnt.

03 — Wie wir arbeiten

Klare Haltung. Bewusste Entscheidungen.

Gute Automatisierung entsteht nicht durch mehr Technik, sondern durch das Weglassen des Überflüssigen.

Dafür

＋

Effizient & schlank

Die einfachste Lösung, die das Problem löst — nicht die größte.

＋

Flexibel & nutzerfreundlich

Werkzeuge, die sich Ihrem Team anpassen, nicht umgekehrt.

＋

Human in the Loop

KI bereitet vor und schlägt vor — Menschen entscheiden.

＋

Datenhoheit

Ihre Daten bleiben Ihre. Souverän, sicher, nachvollziehbar.

Dagegen

Unnötige Komplexität

Systeme, die niemand mehr versteht oder warten kann.

„KI löst alles"

Magisches Denken statt klar abgegrenztem Nutzen.

Die 100. Excel-Lösung

Workarounds, die das eigentliche Problem nur verschieben.

Unnötiges Workshop-Theater

Wochen voller Folien ohne Ergebnis. Workshops ja — aber nur, wenn sie etwas bewegen.

Human in the Loop, live

So sieht ein laufender Prozess bei uns aus.

Die KI liest, prüft und bereitet vor — aber die entscheidenden Schritte gibt ein Mensch frei. Genau das passiert hier gerade.

Produktunabhängig — Tool folgt Problem.

Wir binden uns an kein Produkt. Wir wählen das, was zu Ihrem Stack und Ihren Anforderungen passt.

n8n LLM-Modelle Vektor-DBs CRM / ERP PM-Tools E-Mail / DMS

04 — Unsere Haltung

KI unterstützt Menschen.
Sie ersetzt sie nicht.

Wir bauen Assistenz, keine Black Box. Der Mensch behält die Kontrolle, die Entscheidung und die Verantwortung — die Technik nimmt ihm die Wiederholung ab.

Mensch im Zentrum

Jede Automatisierung hat einen klaren Übergabepunkt an einen Menschen. Vorschlag, Freigabe, Korrektur — transparent und jederzeit.

Datensouveränität

Sensible Daten werden bewusst behandelt: minimaler Zugriff, klare Wege, kein unkontrollierter Abfluss. Sicherheit ist kein Add-on.

Pragmatisch statt visionär

Wir versprechen nichts, was nicht läuft. Lieber ein kleiner Prozess, der heute funktioniert, als eine große Vision für später.

05 — Wer dahinter steht

Drei Gründer, ein Team.

Strategie, Technik und Konzeption aus einer Hand — interdisziplinär und ohne Übergabeverluste.

Janine Zimmermann

Konzeption & Inhalte

Übersetzt Kundenanforderungen in tragfähige Konzepte: Anforderungsstrukturierung, inhaltliche Ausgestaltung, Dokumentation und Qualitätssicherung.

Luca Wolter

Technik & Automatisierung

Verantwortet Konzeption und Implementierung: n8n-Workflows, KI-Integration, technische Qualitätssicherung und Optimierung über den gesamten Projektverlauf.

Benedikt Wolter

Projektleitung & Strategie

Erster Ansprechpartner für Kunden. Steuert Projekte, organisiert Abstimmungen und berät strategisch bei Einführung und Weiterentwicklung der Lösungen.

06 — Kontakt

Reden wir über Ihren Prozess.

Ein kurzes Gespräch reicht oft, um zu sehen, ob und wo Automatisierung sich lohnt. Unverbindlich und konkret.

@ start@prograissive.de

Automatisierung,die wirklich arbeitet.